Erros de outsourcing que podem custar caro

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Investir na estratégia do outsourcing tem se mostrado uma excelente alternativa para enfrentar os desafios diários do mundo empresarial. No entanto, fazer boas escolhas é uma peça-chave para assegurar o alcance de todos os objetivos e metas planejados para esta ação.

Afinal, ao contratar qualquer tipo de serviço terceirizado, a negligência de um simples detalhe pode refletir na credibilidade da marca no mercado.

Pensando nisso, elaboramos um post com 5 erros que podem colocar em xeque os resultados da sua experiência com parcerias terceirizadas. Siga a leitura e confira!

O conceito de outsourcing

Por meio da tradução do termo outsourcing — “fonte de fora” — já é possível ter uma ideia do que ele representa no mundo corporativo. Com essa palavra estamos nos referindo a nada mais que a terceirização dos serviços de uma empresa. Em outras palavras, é o ato de delegar a execução de determinadas tarefas a uma fonte externa que tem expertise no assunto.

Nas PMEs, são várias as possibilidades de terceirização. Podemos citar:

  • serviços contábeis;
  • limpeza;
  • recursos humanos;
  • transporte e frotas;
  • segurança;
  • armazenamento.

Os benefícios do outsourcing

O modelo de outsourcing vem ganhando bastante destaque no cenário corporativo. E não é à toa que tal estratégia vem crescendo cada vez mais, inclusive entre as empresas de pequeno e médio porte. Afinal, existem motivos bastante plausíveis para que os gestores avaliem os prós e contras de implementá-la.

Podemos destacar como primeiro benefício a otimização de custos. A competitividade de qualquer negócio depende de ações eficazes e uma busca constante pela redução de custos. Com a terceirização, a empresa fica livre de determinados encargos com funcionários, impostos, aquisição de equipamentos e tecnologias.

Outro aspecto positivo do outsourcing que merece atenção é a possibilidade de contar com uma equipe especializada naquela área de atuação. Ou seja, eles se dedicam exclusivamente ao seu nicho e estão por dentro das tendências e ferramentas mais modernas para potencializar a prestação do serviço.

Como os processos ganham agilidade, a organização consegue adaptar melhor suas necessidades internas de acordo com as constantes mudanças do mercado. Isso permite ao gestor direcionar o foco para as atividades principais, ou seja, o core business do negócio.

Os 5 principais erros ao realizar o outsourcing

1. Falta de pesquisa

Contratar serviços de outsourcing é uma decisão que pode gerar inúmeros benefícios para o desempenho de uma empresa. No entanto, se o parceiro escolhido não oferece a segurança e a eficiência necessárias, isso pode gerar muitas dores de cabeça e até mesmo prejuízos.

Com a terceirização, de alguma forma você expõe questões estratégicas da rotina empresarial, e se a contratada não tem funcionários alinhados com uma relação confiança, pode acontecer, por exemplo, o vazamento de informações; este é um primeiro ponto.

Ademais, colaboradores terceirizados devem ter um bom nível de capacitação para não prejudicar o andamento das atividades. Logo, uma série de riscos podem ser eliminados, ou ao menos reduzidos quando se faz uma pesquisa prévia dos seus candidatos a parceiros. Nesse sentido, é recomendável que o gestor investigue:

  • a credibilidade do parceiro no mercado;
  • a experiência dos clientes para os quais ele presta serviço;
  • a existência de processos trabalhistas ou outras ações judiciais.

2. Falta de leitura do contrato

Quando o assunto é a terceirização de serviços, outro erro fatal que não deve ser cometido é deixar de fazer uma leitura minuciosa das cláusulas do contrato. Afinal, é por meio desse documento que vai se consolidar a parceria.

O objetivo de um contrato é justamente ter bem delimitado os direitos e deveres de cada parte. Então, se o gestor não tem o cuidado de sequer ler as regras que vão direcionar aquela relação, a tendência é que haja muitos impasses no futuro. Sem conhecer bem “as regras do jogo”, a empresa não tem condições de exigir determinada postura do prestador de serviço.

3. Falta de comunicação com a contratada

A falta de comunicação é um fator que reflete diretamente nos resultados de qualquer empreendimento. E se existem ruídos no contato com os profissionais do outsourcing, é provável que a qualidade do trabalho executado também seja prejudicada.

Sem um diálogo claro, esses funcionários terão dificuldade, por exemplo, em entender as estratégias e metas traçadas e os valores que se pretende gerar para o público-alvo, o que reflete diretamente nos resultados da empresa.

4. Contratar a empresa visando apenas ao menor custo

Embora um dos grandes motivos de se optar pela terceirização seja eliminar gargalos no orçamento da companhia, ter em mente apenas o quesito preço na hora da contratação pode esconder muitas armadilhas.

Isso porque nem sempre a empresa com o serviço mais barato representa uma parceria ideal para o seu negócio. Neste momento, a escolha certa depende da avaliação do custo-benefício que será criado.

A proposta inicial de outsourcing pode parecer vantajosa em vista do preço baixo, mas no fim das contas pode acontecer de esse parceiro cobrar certos custos adicionais ou não estar em dia com as obrigações trabalhistas e tributárias. Dessa forma, o barato acaba saindo muito caro para o contratante. Portanto, basear essa decisão apenas no preço pode ser um passo perigoso.

5. Não ter um monitoramento

A execução dos projetos das prestadoras de serviço requer um acompanhamento bem próximo por parte da empresa contratante. Afinal, é preciso se certificar de que suas atribuições estão sendo devidamente cumpridas e se há uma resposta rápida quando realizada qualquer solicitação.

Dessa forma, se não há profissionais habilitados para coordenar as atividades e verificar o cumprimento dos prazos, isso pode dar margem para a perda de produtividade, além de prejuízos de imagem e financeiros ao longo do tempo. Por isso, é fundamental orientar as lideranças para exercerem esse controle.

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Quando se opta por uma frota terceirizada, boa parte dos cuidados com essa administração são transferidos para a empresa especialista no assunto — compra e licenciamento de veículos, impostos, manutenções, administração de sinistros e multas. Enfim, é uma oportunidade de melhorar a qualidade das operações logísticas, liberando esforços para outros setores.

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Como você pôde ver, o outsourcing é uma tendência que vem crescendo a passos largos no cenário empresarial. Ao contrário do que muitos imaginam, isso se justifica não apenas pela diminuição de custos dos processos, mas também por conta das facilidades geradas na rotina do empreendimento e na expertise do parceiro no cumprimento das atribuições contratadas. Investir nessa estratégia contribui, acima de tudo, para o seu diferencial competitivo.

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